Recrutement d’un(e) employé(e) d’administration D4 au service Population

POSTE À POURVOIR :

Employé(e) d’administration D4 au service Population

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Catégorie de métier :

Intermédiaire

Lieu de travail :

Administration communale de HENSIES

Votre fonction :

Mission:

L’employé(e) d’administration D4 au service Population reçoit, écoute et gère les demandes des citoyens de l’administration, relatives aux matières concernées (Changements d’adresse, cartes d’identité, passeports, permis de conduire, cohabitations légales, extraits de casier judiciaire,…). Il/elle les informe sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre et délivre les documents demandés. Il/elle veille à gérer son énergie dans les échanges en se montrant courtois(e) et ferme si nécessaire. Avec l’aide du référent juridique si nécessaire, il/elle assure le suivi des dossiers et investigue au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôle les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels.

Activités :

• Attirer l’attention de l’usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S’assurer de de la conformité des documents fournis à, et par l’usager.
• S’assurer de du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur.
• Vérifier les conditions du public dans ses différentes démarches administratives relatives au service population.
• Assurer le suivi des demandes de cartes d’identité (urgentes, provisoires,..).
• Assurer le suivi des demandes de passeport.
• Assurer le suivi des demandes de permis de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de cohabitation légale.
• Assurer le suivi les déclarations anticipées relatives à l’euthanasie.
• Classer les documents, pièces du dossier de l’usager.
• Commander les stalags, étiquettes, bordereaux,…
• Compléter les formulaires modèle 3  (notification d’inscription).
• Compléter les formulaires modèle 5 bis (récépissé dossier personnel).
• Compléter les formulaires modèle 5 (transmis dossier personnel).
• Encaisser des paiements.
• Encoder les nouvelles informations dans les banques de données.
• Envoyer des accusés de réception des documents officiels.
• Envoyer les convocations relatives aux cartes d’identité.
• Ranger les documents, les dossiers dans les classeurs, les armoires.
• Rassembler les informations et/ou les documents par dossiers.
• Délivrer les cartes d’identité.
• Délivrer les cartes d’identités aux personnes invalides à leur domicile ou en maisons de retraite.
• Délivrer les documents officiels au guichet de la population.
• Délivrer les extraits de casiers judiciaires.
• Délivrer les passeports.
• Délivrer les permis de conduire.
• Echanger les informations, les documents relatifs à la demande.
• Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents demandés.
• Recevoir les déclarations anticipées relatives à l’euthanasie.
• Recevoir les déclarations de dernières volontés.
• Recevoir les déclarations de dons d’organes
• Recevoir les demandes de cartes d’identité (urgentes, provisoires,..).
• Recevoir les demandes de changement d’adresse.
• Recevoir les demandes de cohabitations légales.
• Recevoir les demandes de passeport.
• Recevoir les demandes de permis de conduire.
• Recevoir les demandes d’extrait de casier judiciaire.
• Recevoir les plaintes des personnes concernées par les dossiers et qui se présentent au guichet.
• Recevoir les réclamations des usagers.

• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes à l’administration sur les services et le contenu d’un dossier.
• Téléphoner : recevoir les appels des citoyens et traiter les demandes.
• Canaliser son énergie face aux citoyens difficiles ou agressifs.
• S’adapter à la situation, à l’urgence ou l’importance de la demande….
• S’adapter au profil de la personne, à la diversité des demandes du public.
• Se montrer assertif en affirmant sa position de façon neutre.
• Chercher des informations en consultant des catalogues, des répertoires, des listings, des annuaires, des fichiers…
• Clarifier la demande des visiteurs.
• Demander à l’usager quels sont ses besoins concernant les services ou produits de l’organisation.
• Représenter (la réputation) de l’autorité dans les actes de délégation de signature (certificats, actes d’état civil, cartes d’identité, passeports).
• Représenter (la réputation) l’image de l’organisation en respectant ses valeurs, sa culture.
• Se renseigner sur la demande des interlocuteurs pour mieux y répondre.
• Se déplacer dans les maisons de retraite et au domicile des personnes invalides afin de leur faire signer les documents d’identité et de leur délivrer les cartes.
• S’affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l’information fermement et posément.
• Satisfaire la demande d’information ou d’orientation du public
• Se montrer accueillant avec le public interne et externe.
• Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement…
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
• Se soucier de la qualité du service rendu au public de l’organisation et de l’information communiquée à l’usager.
• Se soucier du client (citoyen) et de sa demande.
• Collaborer avec la police.
• Collaborer avec les membres du service et les usagers.
• Collaborer avec l’officier d’état civil.